各類會計檔案保管期限規(guī)定(會計檔案保管期限表)

隨著公司的業(yè)務發(fā)展變化，辦公地址往往也會頻繁變更，3年一小變，5年一大變幾乎是很多企業(yè)的常態(tài)。每次搬家，各類檔案資料也必須一同轉運。公司經(jīng)營時間越長，檔案資料越多，每次轉運及日常保管都給企業(yè)帶來很大的困擾。這其中，會計檔案又顯得尤為突出。會計檔案需要保管多久?如果銷毀的話，需要履行哪些審批手續(xù)?

一、各類會計檔案保管期限

按照規(guī)定，企業(yè)的會計檔案保管年限按下表所列示的期限進行保管。

企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

對于上表中所列示的會計檔案保管，除了保管期限外，實務中需要關注以下幾個問題：

1、保管期限如何計算。上述表中所列示的會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。如2021年的會計檔案，從2022年1月1日開始計算保管年限。

2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎上增加年限。

3、企業(yè)自定義的會計檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應當(就是必須)比照類似檔案的保管期限確定具體年限。

4、企業(yè)合并，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

5、企業(yè)分立，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。

分立后原單位解散的,其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照檔案管理的有關規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。

6、企業(yè)注銷，會計檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照檔案管理的有關規(guī)定處置。

二、會計檔案銷毀程序

(一)檔案鑒定

按照79號令的要求，會計檔案保管到期后，公司應成立檔案鑒定小組，對檔案進行鑒定。

鑒定小組由檔案管理部門(財務部或行政部)牽頭，成員包括公司會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員(注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機構協(xié)助)。

鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀(注：不需向政府部門報備或審批)。

保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

(二)會計檔案銷毀程序

1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

2、簽署意見。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷(如焚燒、粉碎或打成紙漿)。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名。

《會計檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進行增減。

附件：會計檔案銷毀清冊(樣表)

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